Il y a presque deux ans maintenant est apparue une nouvelle forme de passation de marché : les dialogues compétitifs.
Le principe des dialogues compétitifs est le suivant :
- suite à un acte de candidature, les prestataires retenus reçoivent une première expression du besoin (sous forme papier ; une réunion de présentation du projet étant souvent organisée par le client pour présenter le projet). Durant cette phase des questions peuvent être posées par les prestataires en lice.
- Les prestataires soumettent alors une première version de leur offre et viennent ensuite la présenter lors d’une soutenance.
- Suite à cette première phase, le « client » peut affiner son cahier des charges en fonction des éléments présentés par les différents prestataires. A ce stade, certains prestataires peuvent être éliminés du processus.
- Viennent ensuite une ou plusieurs phases composées d’une remise de proposition commerciale et d’une soutenance pour le prestataire et d’échanges avec le « client ». A chaque phase, un ou plusieurs prestataires peuvent être éliminés si leur réponse est jugée inadaptée.
- A l’issue des différentes phases, un cahier des charges définitif est remis par le client et sur lequel une proposition commerciale définitive est rédigée par les prestataires ayant atteint ce stade de la compétition.
- Pour finir, un candidat est retenu. Les perdants peuvent se voir rétribuer (ou pas) de façon forfaitaire ou en fonction de leur implication dans le processus ou de la qualité de leur réponse.
Ce mode de passation de marché possède à mes yeux un grand nombre d’avantages :
- tant le prestataire que le client possèdent une bonne connaissance du projet,
- le prestataire peut fournir une proposition de qualité et éviter les mauvaises surprises (celles-ci ont été idéalement identifiées durant le processus).
Ce mode de passation permettrait donc d’avoir un cadre de travail « idéal » tant pour le client que pour le prestataire.
Pourtant, le système a ces travers :
-# L’effet « lettre au père noel« : le client sachant qu’il a différentes phases pour rédiger son cahier des charges rédige une véritable liste de souhaits, tous plus ou moins incompatibles avec les autres et couvrant des besoins inexistants au final.
- * Risques :
- ** Si l’outil n’existe pas, le coût de réalisation du projet va être disproportionné au regard des besoins exprimés,
- ** Les prestataires retenus peuvent décider de ne pas répondre au regard du temps nécessaire pour rechercher et définir les composants nécessaires et le mode de construction de la solution à développer,
- ** Une phase du processus est perdue pour rien (avec tous les coûts induits et le « client » est frustré) puisque le client devra refaire un cahier des charges raisonnable et raisonné.
- * Solution :
- ** Définir les besoins exacts du projet, pour n’avoir que des modifications mineures ou à la marge durant les phases du processus en fonction des propositions des prestataires. Le cas échéant, il est judicieux de se faire accompagner. C’est un facteur clé de succès pour la bonne réalisation de votre projet par la suite.
- ** Ainsi, le coût de réalisation du projet est moindre, le périmètre réaliste et les propositions n’en seront que plus pertinentes et adaptées et ce dès la première proposition.
-# La non ou faible rétribution de la participation au processus : pour les prestataires, participer à un tel processus est très couteux. En effet, on peut imaginer pour des projets un peu complexes que le prestataire passe 5 jours homme à travailler sur votre proposition sur chaque phase du projet.
- * Risque :
- ** Certains prestataires peuvent ne pas prendre le risque de répondre au vu du coût financier pour l’entreprise (on imagine facilement arriver à 20 jours homme consommés sur un processus complet)
- * Solution :
- ** Fournir une compensation honnête (il est utopique de s’imaginer que tous les coûts d’avant vente soient couverts dans leur intégralité)
- ** Que la compensation soit forfaitaire ou bien fonction de l’implication du candidat relève du libre arbitre du client. Néanmoins, on peut supposer qu’une compensation conditionnée soit plus stimulante pour le prestataire et gage d’une proposition de plus grande qualité.
Le premier travers est clairement à corriger pour assurer le succès du projet. Le second, plus externe au projet, peut être un levier pour s’assurer de la réussite du projet ou du moins encourager les prestataires et avoir ainsi un choix plus large et de plus grande qualité.
